Cómo activar la nómina en línea de QuickBooks

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Por Elaine Marmel

QuickBooks Online Payroll (QBOP) utiliza un asistente para guiarlo a través del proceso de configuración de nómina. Para empezar, primero debe activar el cálculo de nómina en QBO. A continuación, el asistente le guiará a través de la configuración de su empresa para que pueda pagar a sus empleados.

Tenga en cuenta que puede hacer clic en Añadir un empleado para configurar empleados sin activar el cálculo de nómina. Podrá introducir el cálculo de nómina más tarde, retrocediendo hasta la fecha en la que inició su suscripción de nómina. También tenga en cuenta que no activar la nómina inmediatamente no le ahorrará dinero. Se le cobrará su suscripción desde el momento en que se suscriba al servicio menos el tiempo de prueba, incluso si no paga a ningún empleado. Planifique configurar la nómina tan pronto como se suscriba para no pasar meses pagando por una suscripción que no está usando.

Haga clic en el vínculo Empleados en la barra de navegación y, a continuación, haga clic en el botón Iniciar.

Se inicia el asistente de nómina. En la primera página, usted selecciona las características de nómina que son importantes para usted para que QBO pueda ayudarle a seleccionar el plan de nómina adecuado para usted. En cuanto seleccione Cálculo automático de impuestos, QBO le ofrece dos opciones para el cálculo de la nómina:

  • Quiero hacer el cálculo de nómina yo mismo
  • Quiero que el cálculo de nómina se haga por mí

Si te desplazas hacia abajo, QBO te muestra una comparación de las características de los dos servicios diferentes. Seleccione el pulsador Intentar ahora en la opción Quiero hacer el cálculo de nómina yo mismo y, si desea utilizar QBOP, también debería seleccionar esta opción.

QBO vuelve a mostrar la página Empleados, indicando que te has inscrito en QBOP. Haga clic en el botón Obtener configuración para iniciar el proceso de configuración de nómina.

En la primera página del Asistente para prepararse para el cálculo de nómina, QBO muestra la información que proporcionó cuando configuró inicialmente su empresa. Vuelva a verificar la información y haga clic en el botón Continuar en la esquina inferior derecha de la pantalla.

En la siguiente pantalla del asistente, indique si ha estado pagando a empleados durante el año en curso o si está a punto de empezar a pagar a empleados por primera vez.

Si indica que ha realizado anteriormente el cálculo de nómina y ahora está pasando a QBOP, el asistente muestra dos preguntas adicionales para que las conteste. Responda a las preguntas y haga clic en el botón Continuar en la esquina inferior derecha de la pantalla. Si indica que no ha pagado previamente a los empleados, no aparecerán preguntas adicionales, por lo que puede hacer clic en Continuar en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Las instrucciones que siguen asumen que usted no ha pagado previamente a ningún empleado. Si ha estado utilizando QuickBooks para Windows Desktop para preparar la nómina, puede ingresar la información del historial de nómina para cada empleado y cada nómina utilizando la información que encuentra en el informe Resumen de nómina del programa QuickBooks Desktop.

La siguiente página del asistente le pregunta si ha recopilado los formularios W-4 completos de sus empleados. Los formularios W-4 son el formulario del Servicio de Impuestos Internos que los empleados completan para especificar su asignación de retención. Si necesita completar el Formulario W-4 para cualquier empleado, puede hacer clic en el enlace Necesitar formularios W-4 en el Asistente de configuración de nómina para mostrar e imprimir o guardar una versión PDF después de imprimir el formulario; el formulario que muestra QBO no es un formulario editable. Para obtener un formulario editable que puede completar usando su computadora, visite el sitio web del IRS y haga clic en el enlace W-4 en la sección Formularios y Pubs para mostrar los formularios PDF editables.

Después de indicar que ha recibido los formularios W-4 completos de sus empleados, haga clic en Continuar. El asistente le pide que introduzca a uno de sus empleados. Haga clic en Agregar un empleado para mostrar una pantalla como ésta.

Si no tiene un Formulario W-4 del empleado, puede invitarlo a completar la información por sí mismo a través de un portal seguro. Si desea que el empleado proporcione la información, proporcione la dirección de correo electrónico del empleado y haga clic en Enviar correo electrónico. Alternativamente, seleccione No, Quiero ingresar la información por mi cuenta y llene la página con la siguiente información:

  • Nombre
  • Fecha de contratación
  • La frecuencia con la que paga al empleado y la siguiente fecha de pago prevista
  • Cuando usted proporciona información sobre la frecuencia de pago, QBO crea un plan de pago que usted puede aplicar a los empleados subsiguientes que usted cree.
  • La cantidad que usted le paga al empleado
  • Si el empleado tiene alguna deducción
  • Información sobre el formulario W-4

Esta información incluye la dirección del empleado, el número de seguro social, el estado civil, el monto de la retención y el impuesto estatal sobre la nómina, que varía de un estado a otro, pero QBOP le pide que proporcione información sobre el estado en el que opera su empresa. Las solicitudes de toda esta información aparecen cuando hace clic en el botón Entrar formulario W-4.

Para identificar los requisitos de impuestos de nómina de su estado, visite el sitio web de su estado y busque los impuestos de nómina.

  • El método que desea utilizar para pagar al empleado (como un cheque en papel o un depósito directo).
  • Si selecciona Depósito directo, especifique la información de la cuenta bancaria del empleado (clase de cuenta, número de hoja de ruta y número de cuenta).

Después de contestar las preguntas 2 a 5, si necesita hacer cambios, haga clic en el ícono del lápiz al lado de la respuesta. A medida que usted proporciona la información, QBOP actualiza la vista previa de la comprobación de la muestra en el lado derecho de la ventana.

Cuando termine de proporcionar la información del empleado, haga clic en Listo y QBO mostrará la página Ejecutar nómina, con una lista de los empleados a los que se les paga utilizando el mismo plan de pago. Si QBO muestra una página con un botón Previsualizar nómina en la esquina inferior derecha, puede hacer clic en la flecha hacia abajo junto al botón y optar por hacerlo más tarde.

Una vez que usted agrega un empleado que está siendo pagado usando algún otro programa de pago, QBO muestra la página Empleados; los empleados que usted ha configurado aparecen en la lista, y usted puede hacer clic en un empleado para editar la información del empleado, o puede hacer clic en el botón Agregar un empleado para agregar más empleados.

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