Cómo administrar los permisos y grupos de SharePoint Online

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Por Ken Withee, Jennifer Reed

Para mantener la seguridad y la integridad de su sitio SharePoint Online, asigne el nivel adecuado de permiso o privilegio a los usuarios de su sitio. Como práctica recomendada, cree primero un grupo de SharePoint, asigne un nivel de permiso al grupo y, a continuación, comience a agregar usuarios a los grupos apropiados.

Un ejemplo de un grupo SharePoint podría ser el grupo “Executive” con acceso a Contribute, donde todos sus ejecutivos de nivel C son miembros. Otro ejemplo es un grupo de “Propietarios de sitios” con privilegios de control total, compuesto por unos pocos miembros de su equipo que son técnicamente avanzados.

Agrupar a los usuarios con necesidades de acceso similares minimiza la carga administrativa de agregar o quitar usuarios de sitios, bibliotecas y listas de forma individual. Esto le permite utilizar esos grupos en flujos de trabajo, como asignar tareas a un grupo en lugar de a un individuo.

En SharePoint 2010, puede asignar permisos en el nivel de recopilación de sitios y hacer que esos permisos se hereden o no en el nivel de subsitio. También puede personalizar aún más el permiso de las bibliotecas o listas de documentos, de modo que incluso si los usuarios tienen acceso al sitio, pueden o no tener acceso a ciertos contenidos dentro del sitio.

Puede llevarlo aún más lejos, al nivel granular, personalizando el permiso para los elementos de una lista o los contenidos de una biblioteca, de modo que, aunque un grupo pueda tener acceso a una biblioteca de documentos, sólo determinadas personas tienen acceso a determinados archivos.

  • Para administrar los permisos de su sitio, vaya a Configuración del sitio Actions→Site y siga los enlaces bajo Usuario y Permisos.
  • Para administrar los permisos de una lista, biblioteca o elemento, pase el ratón por encima de la lista, biblioteca o elemento, haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha y, a continuación, seleccione Administrar permisos.

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