Cómo Agregar o Quitar Tablas de Bases de Datos en Access 2016

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Acceso 2016 para tontos

Por Laurie Ulrich Fuller, Ken Cook

Nadie espera la perfección en esta etapa del juego. Ciertamente no en su primera incursión en la creación de bases de datos en Access 2016, y ni siquiera en su segundo o tercer intento. Incluso los expertos experimentados olvidan las cosas de vez en cuando, al darse cuenta después de haber construido una tabla que no la necesitaban, o después de haber empezado a configurar informes y consultas, se olvidan de una tabla que necesitaban. Puede pasarle a cualquiera.

¿Qué hacer? Utilice la interfaz sencilla de Access para añadir las tablas que desee y eliminar las tablas que no desee.

Añadir nuevas tablas

Si, después de empezar a construir su base de datos, decide que su base de datos garantiza más de una tabla – en otras palabras, si se da cuenta de que necesita una base de datos relacional – entonces necesita agregar otra tabla. Si ya sabía que su base de datos iba a necesitar múltiples tablas, entonces – después de construir la primera – lo único que tiene que hacer es construir el resto, una por una.

Para añadir nuevas tablas a una base de datos existente, repita los pasos siguientes para cada nueva tabla:

  1. Haga clic en la ficha Crear en la cinta y aparecerán los botones de la ficha Crear, que es el lugar lógico donde puede ir cuando desee crear una nueva tabla.
  2. Aparece una nueva tabla, en blanco y esperando el nombre para el primer campo, que parece familiar, ¿no? Una nueva tabla espera los campos y los nombres de los campos, sin mencionar los registros.
  3. Construya y nombre los campos para esta nueva tabla, guarde su base de datos periódicamente mientras trabaja.
  4. Continúe añadiendo tablas, usando los Pasos 1 a 3 para tantas tablas como necesite en la base de datos, no tiene que hacerlo perfectamente desde el principio, siempre puede volver a renombrar los campos y añadir o eliminar tablas (más información sobre cómo hacerlo en un segundo). El objetivo aquí es simplemente hacerlo: empezar y poner en marcha la base de datos para que pueda ver lo que tiene y empezar a trabajar con ella.

Nombrar las tablas es importante – porque vas a necesitar saber, de un vistazo en el panel de la izquierda, qué hay en la Tabla 1 o en la Tabla 2 o en la Tabla 3, ¿cierto? Es mejor nombrarlos Clientes, Pedidos, Productos, etc., para no tener que recordar cada uno por un número genérico. Para asignar un nombre a una tabla, puede hacerlo cuando la cierra por primera vez y se le pide que la guarde.

El cuadro de diálogo Guardar como le ofrece un cuadro de diálogo Nombre de tabla. Escriba el nombre y pulse Intro. Si decide que no le gusta el nombre más adelante, simplemente haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre que tiene actualmente, tal y como se muestra en el panel izquierdo, y el nombre actual aparecerá resaltado. Escriba el nuevo nombre y pulse Intro para confirmarlo.

También puede elegir Renombrar en el menú que aparece si hace clic con el botón derecho en el nombre de la tabla en el panel izquierdo que enumera los componentes de la base de datos. Esto también le da la oportunidad de escribir un nombre de reemplazo.

Cuando cierre la tabla, se le pedirá que la guarde.

Borrar una tabla

Así que tienes una mesa que no querías. Tal vez te des cuenta después de construir la Tabla C que realmente sólo necesitas las Tablas A y B – o que la Tabla D, que también has creado, realmente hace que la Tabla C sea innecesaria. Cualquiera que sea la razón, las tablas, incluso las que contienen registros, son fáciles de eliminar.

Es fácil deshacerse de las mesas. Tal vez demasiado fácil. Antes de eliminar una tabla, compruebe y vuelva a comprobar su base de datos para asegurarse de que no está eliminando la información que necesita conservar. Cuando se borra una tabla, también se borran todas las conexiones a la misma, incluidas todas las relaciones y referencias en consultas e informes. Aparece un aviso cuando decide borrar una tabla, recordándole esto.

¿Sigues comprometido a abandonar la mesa? Así es como se hace:

  1. Con su base de datos abierta, mire el panel en el lado izquierdo del espacio de trabajo.Cada mesa tiene su propio botón, blasonado con el nombre que usted le dio a la mesa.
  2. Haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla en el panel de la parte izquierda del área de trabajo y seleccione Eliminar en el menú emergente.
  3. Haga clic en Sí en respuesta al aviso resultante si, de hecho, desea eliminar la tabla.

Ahora, probablemente pienses que es hora de empezar a introducir registros, pero no, no empieces con eso todavía. Antes de empezar a rellenar sus tablas con datos, es mejor establecer sus relaciones de tabla, establecer los campos clave que conectarán sus tablas relacionales y definir las especificaciones para cada uno de sus campos, aprovechando las opciones de campo.

Incluso si su base de datos será una base de datos de archivo plano (relativamente simple), necesita eliminar la configuración de sus campos antes de empezar a introducir datos, estableciendo las reglas para introducir nombres, números, fechas, etc., de modo que lo que introduzca sea graciosamente aceptado por los campos que ha configurado.

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