Cómo agregar registros a las listas de datos mediante el formulario de datos en Excel 2013

  1. Software
  2. Oficina de Microsoft
  3. Excel
  4. Cómo agregar registros a las listas de datos mediante el formulario de datos en Excel 2013

Libro Relacionado

Por Greg Harvey

Excel 2013 le permite agregar registros a las listas de datos utilizando el formulario de datos. La primera vez que hace clic en el botón Formulario personalizado que agregó a la barra de herramientas de acceso rápido, Excel analiza la fila de nombres de campos y entradas para el primer registro y crea un formulario de datos.

Este formulario de datos enumera los nombres de los campos en el lado izquierdo del formulario con las entradas para el primer registro en los cuadros de texto apropiados junto a ellos. Puede ver el formulario de datos para la nueva base de datos de datos de empleados; parece una especie de cuadro de diálogo personalizado.

El formulario de datos incluye las entradas realizadas en el primer registro. El formulario de datos también contiene una serie de botones que se utilizan para añadir, borrar o buscar registros específicos. Justo encima del primer botón, el formulario de datos muestra el número del registro seguido del número total de registros. Al crear nuevas entradas, se mostrará Nuevo registro encima de este botón en lugar del número de registro.

Todo el formato que se asigna a las entradas particulares del primer registro se aplica automáticamente a los campos de los registros posteriores que se introducen y se utiliza en el formulario de datos.

Por ejemplo, si su lista de datos contiene un campo telefónico, sólo tendrá que introducir los diez dígitos del número de teléfono en el campo Teléfono del formulario de datos si la entrada inicial del número de teléfono se formatea en el primer registro con el formato Número de teléfono especial.

De esta manera, Excel toma una nueva entrada en el fichero Teléfono, como por ejemplo el 3075550045, y lo formatea automáticamente para que aparezca como (307) 555-0045 en la celda apropiada de la lista de datos.

El proceso para añadir registros a una lista de datos con el formulario de datos es sencillo. Al hacer clic en el botón Nuevo, Excel muestra un formulario de datos en blanco (marcado Nuevo registro a la derecha del formulario de datos), que puede rellenar.

Después de ingresar la información para el primer campo, presione la tecla Tab para avanzar al siguiente campo del registro.

Whoa! No presione la tecla Enter para avanzar al siguiente campo de un registro. Si lo hace, insertará el nuevo registro incompleto en la base de datos.

Continúe introduciendo información para cada campo y pulse Tab para ir al siguiente campo de la base de datos.

  • Si observa que ha cometido un error y desea editar una entrada en un campo que ya ha pasado, pulse Mayús+Tab para volver a ese campo.
  • Para reemplazar la entrada, simplemente comience a escribir.
  • Para editar algunos de los caracteres del campo, presione → o haga clic en el puntero del haz I de la entrada para localizar el punto de inserción; luego edite la entrada desde allí.

Al introducir información en un campo en particular, puede copiar la entrada realizada en ese campo del registro anterior pulsando Ctrl+’ (apóstrofe). Pulse Ctrl+’, por ejemplo, para arrastrar la misma entrada en el campo Estado de cada nuevo registro al introducir una serie de registros para personas que viven en el mismo estado.

Al introducir fechas en un campo de fecha, utilice un formato de fecha coherente que Excel conozca. (Por ejemplo, introduzca algo como 7/21/98.) Al introducir códigos postales que a veces utilizan ceros a la izquierda que no desea que desaparezcan de la entrada (como el código postal 00102), formatee la primera entrada de campo con el formato de número de código postal especial.

En el caso de otros números que usan ceros a la izquierda, puede formatearlo usando el formato Texto o poner un ‘ (apóstrofe) antes del primer 0. El apóstrofe le dice a Excel que trate el número como una etiqueta de texto pero no aparece en la base de datos en sí. (El único lugar donde puede ver el apóstrofe es en la barra de Fórmula cuando el cursor de la celda está en la celda.)

Presione la tecla ↓ cuando haya introducido toda la información para el nuevo registro. O, en lugar de la tecla ↓, puede pulsar Intro o hacer clic en el botón Nuevo. Excel inserta el nuevo registro como el último registro de la base de datos en la hoja de trabajo y muestra un nuevo formulario de datos en blanco en el que puede introducir el siguiente registro.

Cuando termine de agregar registros a la base de datos, presione la tecla Esc o haga clic en el botón Cerrar en la parte inferior del cuadro de diálogo para cerrar el formulario de datos.

Leave a Reply