Cómo agregar registros a una lista de datos en Excel 2016

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Por Greg Harvey

Después de crear los nombres de los campos y un registro de la lista de datos y formatearlos como una tabla, está listo para empezar a introducir el resto de sus datos como registros en las filas siguientes de la lista. La forma más directa de hacerlo es presionar la tecla Tab cuando el cursor de la celda está en la última celda del primer registro.

Haciendo esto hace que Excel agregue una fila extra a la lista de datos donde puede ingresar la información apropiada para el siguiente registro.

Al introducir datos directamente en una tabla de lista de datos, pulse la tecla Tab para pasar al siguiente campo del nuevo registro en lugar de a la tecla de flecha a la izquierda. De esta manera, cuando se completa la entrada en el último campo del registro, se amplía automáticamente la lista de datos, se añade un nuevo registro y se posiciona el cursor de celda en el primer campo de ese registro. Si pulsa la flecha hacia la izquierda para completar la entrada, Excel simplemente mueve el cursor de celda a la celda siguiente fuera de la tabla de la lista de datos.

Utilizando el botón Formulario

En lugar de introducir los registros de una lista de datos directamente en la tabla, puede utilizar el formulario de datos de Excel para realizar las entradas. El único problema con el uso del formulario de datos es que el comando para mostrar el formulario en una hoja de trabajo con una lista de datos no forma parte de los comandos de la Cinta. Sólo puede acceder al formulario de datos agregando su botón de comando a la barra de herramientas de acceso rápido o a una ficha personalizada de la cinta de opciones.

Para añadir este botón de comando a la barra de herramientas de acceso rápido, siga estos pasos:

  1. Excel abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel con la ficha seleccionada de la barra de herramientas de acceso rápido El botón de comando Formulario que desea agregar a la barra de herramientas de acceso rápido sólo está disponible cuando hace clic en la opción Comandos no en la cinta de opciones de la lista desplegable Seleccionar comandos de la lista.
  2. Haga clic en la opción Comandos no en la cinta de opciones situada en la parte superior de la lista desplegable Elegir comandos de.
  3. Haga clic en Formulario en el cuadro de lista Elegir comandos de y, a continuación, haga clic en el botón Agregar. Excel agrega el botón Formulario al final de la barra de herramientas de acceso rápido. Si lo desea, puede hacer clic en los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo para reposicionar el botón Formulario en esta barra de herramientas.
  4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel y volver a la hoja de trabajo con la lista de datos.

Añadir registros mediante el formulario de datos

La primera vez que hace clic en el botón Formulario personalizado que agregó a la barra de herramientas de acceso rápido, Excel analiza la fila de nombres de campos y entradas para el primer registro y crea un formulario de datos. Este formulario de datos enumera los nombres de los campos en el lado izquierdo del formulario con las entradas para el primer registro en los cuadros de texto apropiados junto a ellos. Aquí, puede ver el formulario de datos para la nueva base de datos de Datos de empleados; parece una especie de ventana de diálogo personalizada.

Introduzca el segundo registro de la lista de datos en su formulario de datos.

El formulario de datos que Excel crea incluye las entradas realizadas en el primer registro. El formulario de datos también contiene una serie de botones (a la derecha) que se utilizan para añadir, borrar o buscar registros específicos en la base de datos. Justo encima del primer botón (Nuevo), el formulario de datos muestra el número del registro que está viendo seguido por el número total de registros (1 de 1 cuando crea el formulario de datos por primera vez). Al crear nuevas entradas, se mostrará Nuevo registro encima de este botón en lugar del número de registro.

Todo el formato que se asigna a las entradas particulares del primer registro se aplica automáticamente a los campos de los registros posteriores que se introducen y se utiliza en el formulario de datos. Por ejemplo, si su lista de datos contiene un campo telefónico, sólo tendrá que introducir los diez dígitos del número de teléfono en el campo Teléfono del formulario de datos si la entrada inicial del número de teléfono se formatea en el primer registro con el formato Número de teléfono especial.

De esta manera, Excel toma una nueva entrada en el fichero Teléfono, como por ejemplo el 3075550045, y lo formatea automáticamente para que aparezca como (307) 555-0045 en la celda apropiada de la lista de datos.

El proceso para añadir registros a una lista de datos con el formulario de datos es sencillo. Al hacer clic en el botón Nuevo, Excel muestra un formulario de datos en blanco (marcado Nuevo registro a la derecha del formulario de datos), que puede rellenar.

Después de ingresar la información para el primer campo, presione la tecla Tab para avanzar al siguiente campo del registro.

Whoa! No presione la tecla Enter para avanzar al siguiente campo de un registro. Si lo hace, insertará el nuevo registro incompleto en la base de datos.

Continúe introduciendo información para cada campo y pulse Tab para ir al siguiente campo de la base de datos.

  • Si observa que ha cometido un error y desea editar una entrada en un campo que ya ha pasado, pulse Mayús+Tab para volver a ese campo.
  • Para reemplazar la entrada, simplemente comience a escribir.
  • Para editar algunos de los caracteres del campo, presione → o haga clic en el puntero del haz I de la entrada para localizar el punto de inserción; luego edite la entrada desde allí.

Al introducir información en un campo en particular, puede copiar la entrada realizada en ese campo del registro anterior pulsando Ctrl+’ (apóstrofe). Pulse Ctrl+’, por ejemplo, para arrastrar la misma entrada en el campo Estado de cada nuevo registro al introducir una serie de registros para personas que viven en el mismo estado.

Al introducir fechas en un campo de fecha, utilice un formato de fecha coherente que Excel conozca. (Por ejemplo, introduzca algo como 7/21/98.) Al introducir códigos postales que a veces utilizan ceros a la izquierda que no desea que desaparezcan de la entrada (como el código postal 00102), formatee la primera entrada de campo con el formato de número de código postal especial. En el caso de otros números que usan ceros a la izquierda, puede formatearlo usando el formato Texto o poner un ‘ (apóstrofe) antes del primer 0. El apóstrofe le dice a Excel que trate el número como una etiqueta de texto pero no aparece en la base de datos en sí. (El único lugar donde puede ver el apóstrofe es en la barra de Fórmula cuando el cursor de la celda está en la celda con la entrada numérica.)

Pulse la tecla de flecha hacia abajo cuando haya introducido toda la información para el nuevo registro. O bien, en lugar de la tecla de flecha hacia abajo, puede presionar Entrar o hacer clic en el botón Nuevo. Excel inserta el nuevo registro como el último registro de la base de datos en la hoja de trabajo y muestra un nuevo formulario de datos en blanco en el que puede introducir el siguiente registro.

Cuando se avanza a un nuevo registro en el formulario de datos, Excel inserta el registro recién completado como la última fila de la lista.

Cuando termine de agregar registros a la base de datos, presione la tecla Esc o haga clic en el botón Cerrar en la parte inferior del cuadro de diálogo para cerrar el formulario de datos.

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