Cómo agregar una pieza de inventario a la lista de artículos de QuickBooks 2013

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Por Stephen L. Nelson

Las piezas de inventario son aquellos artículos que aparecen en las facturas y órdenes de compra y representan bienes físicos que usted compra, retiene y vende. QuickBooks 2013 puede ayudarle a realizar un seguimiento de las piezas del inventario. Por ejemplo, si usted es un minorista, todas esas cosas que están en los estantes de su tienda representan el inventario. Si usted es un fabricante, las materias primas que compra y luego utiliza para ensamblar sus productos representan el inventario.

Para configurar una pieza de inventario, muestre la ventana Nuevo artículo. Cuando QuickBooks muestre la ventana, seleccione Inventario de piezas de la lista desplegable Tipo. A continuación, QuickBooks muestra la versión de la parte de inventario de la ventana Nuevo artículo.

Utilice el cuadro Nombre/Número de artículo para proporcionar un código o nombre descriptivo pero breve para el artículo. Si el elemento es un subelemento de otro elemento superior, seleccione la casilla de verificación Subelemento de y, a continuación, identifique el elemento superior mediante el cuadro de texto Subelemento de.

Los cuadros Información de compra e Información de ventas le permiten determinar la información que aparece en las órdenes de compra y las facturas. La casilla Descripción de transacciones de compra en el área Información de compra, por ejemplo, le permite proporcionar el texto que QuickBooks escribe en los pedidos.

También puede adivinar el costo de la compra utilizando el cuadro de texto Costo. Especifique la cuenta de precio de coste que se debe cargar cuando se vende este artículo utilizando la lista desplegable Cuenta de precio de coste, e identifique el proveedor preferido para las compras de este artículo utilizando la lista desplegable Proveedor preferido.

Los cuadros de Información de ventas proporcionan la información que QuickBooks necesita para incluir correctamente el artículo en una factura. El cuadro Descripción de las transacciones de venta proporciona un espacio que puede utilizar para proporcionar la descripción que QuickBooks debe utilizar para este artículo en su factura.

La casilla Precio de venta le permite proporcionar su precio para el artículo. Si está sujeto al impuesto sobre las ventas, verá (¡y debería utilizarlo!) la lista desplegable Indicador de impuestos para especificar si el artículo es imponible o no imponible a efectos del impuesto sobre las ventas. Por último, la lista desplegable Cuenta de ingresos permite especificar la cuenta de ingresos que se debe abonar cuando se vende este artículo.

Si se confunde al ver tres listas desplegables de Cuentas en la versión de la Parte de Inventario de la ventana Artículo nuevo, tenga en cuenta que cuando vende un artículo, realiza un seguimiento de los ingresos abonando un abono en una cuenta de ingresos y del costo de los bienes vendidos cargando la cuenta de Costo de los bienes vendidos.

Utilice los cuadros de Información de inventario para describir cómo QuickBooks debe manejar el seguimiento de inventario del artículo.

Por ejemplo, utilice la lista desplegable Cuenta de activos para especificar qué cuenta debe utilizar QuickBooks para realizar un seguimiento de la inversión en dólares en este artículo. Normalmente, se utiliza la cuenta de activos de inventario. Sin embargo, es posible que pueda utilizar otra cuenta de activos fijos.

Utilice el cuadro Punto de Reordenación para identificar el nivel de inventario en el que desea que QuickBooks le avise para reordenar el artículo. Si tiene inventario disponible para este artículo, ingrese la cantidad que tiene a mano y el valor que tiene a mano utilizando las casillas Disponibilidad y Valor total. También se especifica la fecha a partir de la cual la información sobre la cantidad y el valor es correcta utilizando la casilla As Of.

En realidad, no debería estar introduciendo saldos de inventario para un artículo de inventario cuando lo configura en la lista de artículos. Debe introducir o modificar las cantidades y los valores de inventario al comprar el inventario (registrado con la ventana Crear pedidos de compra o Escribir cheques) y al vender el inventario (normalmente registrado con la ventana Crear facturas o la ventana Recibos de ventas).

Si se introduce una cantidad distinta de cero o un valor total distinto de cero al utilizar la ventana Artículo nuevo, también es necesario realizar un asiento para registrar la otra mitad de la transacción. Si este asunto de la “otra mitad” suena complicado: No debería introducir información sobre la cantidad o el valor en esta ventana.

Si usted entiende esta “otra mitad” del negocio, usted debe saber mejor que introducir la cantidad o el valor de la información en la ventana de nuevo artículo!

Puede hacer clic en el botón Ortografía para comprobar la ortografía de las palabras y frases que ha introducido en la ventana Nuevo artículo. También puede hacer clic en el botón Siguiente para guardar la información que ha introducido para un elemento y volver a mostrar la ventana Nuevo elemento para que pueda agregar otro elemento.

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