Cómo agregar usuarios en QuickBooks 2018 Pro y Premier

  1. Software
  2. Software de Negocio
  3. Libros rápidos
  4. Cómo agregar usuarios en QuickBooks 2018 Pro y Premier

Libro Relacionado

Por Stephen L. Nelson

Usted no está limitado a usar una sola contraseña para controlar el acceso a su archivo de datos de QuickBooks. Puede configurar varias contraseñas para el archivo de datos de QuickBooks. Lo bueno de esto es que usted puede decirle a QuickBooks que permita a ciertos usuarios y contraseñas hacer sólo ciertas cosas. Esto suena complicado, pero en realidad no lo es. El dueño del negocio, por ejemplo, puede tener una contraseña que le permite hacer cualquier cosa. Pero un nuevo responsable, por ejemplo, puede tener una clave de acceso que sólo le permita registrar facturas en el sistema.

Para configurar usuarios adicionales en QuickBooks Pro y QuickBooks Premier, siga estos pasos:

  1. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Lista de usuarios (no se muestra), que identifica a los usuarios para los que se ha configurado el acceso a QuickBooks y que actualmente están conectados al sistema.
  2. Dígale a QuickBooks que desea agregar un usuario haciendo clic en el botón Agregar usuario. QuickBooks muestra el primer cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso.
  3. Introduzca un nombre de usuario para cada usuario para el que esté configurando una contraseña, introduciendo un nombre corto, tal vez el nombre del usuario, en el cuadro Nombre de usuario. Después de identificar al usuario, introduzca la contraseña del usuario tanto en el cuadro de texto Contraseña como en el cuadro de texto Confirmar contraseña.
  4. Cuando QuickBooks muestre el segundo cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, indique si desea limitar el acceso y los derechos del usuario. Si desea limitar el acceso y los derechos (los derechos son simplemente lo que el usuario puede hacer), seleccione el botón de opción Áreas seleccionadas de QuickBooks. Si desea que el usuario pueda hacer algo, seleccione el botón de opción Todas las áreas de QuickBooks. Si indica que el nuevo usuario debe tener acceso a todas las áreas de QuickBooks, habrá terminado de configurar la contraseña de usuario y podrá omitir los pasos restantes.
  5. Al completar el Paso 4, QuickBooks muestra el tercer cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, el primero de una serie de cuadros de diálogo que le guiará a través de una entrevista y le hará preguntas detalladas sobre el tipo de acceso que cada usuario debe tener a un área en particular. Con respecto al contacto, por ejemplo, QuickBooks pregunta sobre el acceso a las transacciones (como facturas, abonos e información sobre cuentas por cobrar). Puede indicar que el usuario no debería tener acceso seleccionando el botón de opción Sin acceso. Puede indicar que el usuario debe tener acceso total seleccionando el botón de opción Acceso total. Si el usuario debería tener acceso parcial, seleccione el botón de selección Acceso selectivo y, a continuación, seleccione uno de los botones subsidiarios: Crear sólo transacciones, Crear e imprimir transacciones o Crear transacciones y Crear informes.
  6. Cuando complete el Paso 5 haciendo clic en Siguiente, QuickBooks muestra el cuarto cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, que le permite especificar qué acceso tiene este nuevo usuario en las áreas de compras y cuentas por pagar. Puede seleccionar el botón de opción Sin acceso. Puede seleccionar el botón de opción Acceso total. O puede seleccionar un punto intermedio seleccionando el botón de selección Acceso selectivo y uno de los botones subsidiarios. Las mismas reglas para fijar los derechos y el acceso que se aplican al área de compras y cuentas por pagar se aplican al área de ventas y cuentas por cobrar.
  7. Al hacer clic en el botón Siguiente que se muestra en la parte inferior de cada versión del cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, QuickBooks muestra otras versiones del cuadro de diálogo que se utiliza para consultar sobre los derechos y el acceso de los usuarios. Después de describir qué derechos son apropiados para el usuario en el área de compras y cuentas por pagar, por ejemplo, QuickBooks le pregunta sobre el área de cheques y tarjetas de crédito. Luego pregunta por el área de inventario. A continuación, se pregunta acerca de la nómina, seguido de preguntas acerca de las actividades contables generales y delicadas. Por último, QuickBooks pregunta sobre el acceso a las capacidades de generación de informes financieros. Los derechos en cada una de estas otras áreas se limitan del mismo modo que en el caso de las ventas y los deudores, así como en el caso de las compras y las áreas de acreedores. Por lo tanto, no voy a describir cómo seleccionar el botón de opción Sin acceso, el botón de opción Acceso total o el botón de acceso selectivo una y otra vez. Apenas sea pensativo como usted va a través de las pantallas, limitando las derechas del usuario. Usted quiere que los usuarios tengan los derechos necesarios para hacer su trabajo, pero no quiere darles más derechos de los que necesitan.
  8. Después de haber recorrido aproximadamente media docena de versiones de los cuadros de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso que preguntan sobre áreas específicas de la contabilidad, QuickBooks muestra la página Cambiar o eliminar transacciones del cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso. La página Modificación o eliminación de transacciones le permite indicar si un usuario puede o no puede modificar las transacciones registradas antes de la fecha de cierre. En general, se desea limitar la capacidad de un usuario para modificar o borrar operaciones.
  9. Al hacer clic en Siguiente, QuickBooks muestra la versión final del cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, que identifica los derechos de usuario que usted asignó o permitió. Puede utilizar este cuadro de diálogo para revisar los derechos que tiene una persona. Si se da cuenta de que ha asignado incorrectamente los derechos, haga clic en el botón Atrás para retroceder a través de los cuadros de diálogo a aquel en el que cometió un error. Cambie la asignación de derechos y haga clic en el botón Siguiente para volver a la ventana final de la ventana de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso.
  10. A partir de este momento, el nuevo usuario podrá utilizar QuickBooks; sus derechos se limitan a lo que usted haya especificado.

Leave a Reply