Cómo agregar usuarios en QuickBooks Enterprise Solutions

Si más de una persona va a utilizar QuickBooks, usted desea configurar usuarios adicionales. Para agregar usuarios a QuickBooks Enterprise Solutions, siga estos pasos:

  • Seleccione el comando Company→Users→Set Up Users and Roles. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo User and Roles. El cuadro de diálogo Usuarios y funciones identifica los usuarios para los que se ha configurado el acceso a QuickBooks y las funciones que QuickBooks puede desempeñar al utilizar QuickBooks. La lista Usuarios, que se muestra en la ficha Lista de usuarios de la ventana de diálogo, también identifica quién está conectado actualmente al sistema.
  • Dígale a QuickBooks que usted desea agregar un usuario haciendo clic en el botón Nuevo Cuando usted hace clic en este botón, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Nuevo Usuario.
  • Identificar al usuario y proporcionar una contraseña, es necesario dar un nombre de usuario a cada uno de los usuarios para los que se está configurando. Para ello, introduzca un nombre corto -quizás el nombre del usuario- en el cuadro Nombre de usuario. Después de identificar al usuario, introduzca la contraseña del usuario tanto en el cuadro de texto Contraseña como en el cuadro de texto Confirmar contraseña.
  • Utilice el cuadro de lista Funciones disponibles para seleccionar las funciones (o funciones) que el usuario debe rellenar. A continuación, agregue la función seleccionada a la lista de funciones asignadas del usuario haciendo clic en el botón Agregar. El cuadro de diálogo Descripción, situado en la parte inferior del cuadro de diálogo Nuevo usuario, describe la función con más detalle, incluido el tipo de usuario de QuickBooks al que normalmente se le puede asignar la función seleccionada.
  • (Opcional) Modifique los roles según sea necesario Puede afinar los roles que usted (con la ayuda de QuickBooks) asigne. Cuando QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Editar función, seleccione una actividad o área de contabilidad en la lista Área y Actividades y, a continuación, utilice los botones Nivel de acceso de área para especificar lo que puede hacer un usuario con la función seleccionada. Puede indicar que el usuario no debe tener acceso seleccionando el botón de opción Ninguno, y puede indicar que el usuario debe tener acceso completo seleccionando el botón de opción Completo. Si el usuario debe tener acceso parcial, seleccione el botón Parcial y luego marque o desactive (según corresponda) las casillas Crear, Modificar, Eliminar, Imprimir y Ver saldo. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en los roles y volver al cuadro de diálogo Usuarios y roles. QuickBooks utiliza los botones y cuadros de nivel de acceso al área para mostrar la configuración actual de la función y, por regla general, cuando se trata de controles de contabilidad, se desea proporcionar una cantidad mínima de acceso. Si alguien no necesita acceso al archivo de datos de QuickBooks para sus tareas diarias, debe seleccionar el botón Ninguno. Si alguien necesita un poco de acceso – quizás para preparar presupuestos de trabajo o facturas – usted le da ese acceso y nada más.cuanto mayor sea la capacidad que le dé a sus empleados, subcontratistas o contadores para que se muevan en su sistema de contabilidad, mayor será el riesgo de que alguien pueda, ya sea involuntaria o intencionalmente, introducir errores en el sistema. Además, cuanto mayores son los derechos y el acceso que usted otorga, más fácil le resulta que alguien se lo robe.
  • (Opcional) Revise sus permisos de usuario Después de configurar un usuario, debe (sólo para tener cuidado) revisar los permisos que le ha dado al usuario. Para ello, haga clic en la ficha Lista de usuarios del cuadro de diálogo Usuarios y roles, seleccione el usuario y, a continuación, haga clic en el botón Ver permisos Cuando QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Ver permisos, seleccione el usuario y, a continuación, haga clic en el botón Mostrar para ver la ventana Ver permisos, que muestra una lista muy detallada de lo que el usuario puede y no puede hacer.
  • (Opcional) Revise sus modificaciones de roles: si hace cambios en los permisos de un rol, probablemente también quiera revisar esos cambios. Para ello, haga clic en la ficha Lista de funciones del cuadro de diálogo Usuarios y roles, seleccione la función y, a continuación, haga clic en el botón Ver permisos. QuickBooks muestra otra versión del cuadro de diálogo Ver permisos que enumera las funciones que usted y QuickBooks han configurado. QuickBooks muestra otra versión de la ventana Ver permisos, con una lista detallada de lo que una persona con el rol puede y no puede hacer.
  • Después de terminar de revisar los permisos de usuario y de función, haga clic en Cerrar para cerrar cualquier ventana abierta y luego haga clic en el botón Cancelar o Cerrar para cerrar cualquier cuadro de diálogo abierto. Esto es especialmente cierto si usted es auditado por su CPA como parte de los cierres anuales. (Usted puede ser auditado si el banco quiere estados financieros auditados, por ejemplo.) La ventana de Permisos de Vista de QuickBooks es una manera fácil de ver estos datos en línea, y si usted quiere imprimir una copia de la información de los permisos, todo lo que necesita hacer es hacer clic en el botón Imprimir de la ventana.
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