Cómo agregar usuarios en QuickBooks Pro y Premier

Usted no está limitado a usar una sola contraseña para controlar el acceso a su archivo de datos de QuickBooks. QuickBooks le permite configurar varias contraseñas para el archivo de datos de QuickBooks. Para configurar usuarios adicionales en QuickBooks Pro y QuickBooks Premier, siga estos pasos:

  • QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Lista de usuarios (no se muestra), que identifica a los usuarios para los que se ha configurado el acceso a QuickBooks y que actualmente están conectados al sistema.
  • Dígale a QuickBooks que desea agregar un usuario haciendo clic en el botón Agregar usuario. QuickBooks muestra el primer cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso.
  • Introduzca un nombre de usuario para cada usuario para el que esté configurando una contraseña, introduciendo un nombre corto, tal vez el nombre del usuario, en el cuadro Nombre de usuario. Después de identificar al usuario, introduzca la contraseña del usuario tanto en el cuadro de texto Contraseña como en el cuadro de texto Confirmar contraseña.
  • Cuando QuickBooks muestre el segundo cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, indique si desea limitar el acceso y los derechos del usuario. Si desea limitar el acceso y los derechos (los derechos son simplemente lo que el usuario puede hacer), seleccione el botón de opción Áreas seleccionadas de QuickBooks. Si desea que el usuario pueda hacer algo, seleccione el botón de opción Todas las áreas de QuickBooks. Si indica que el nuevo usuario debe tener acceso a todas las áreas de QuickBooks, habrá terminado de configurar la contraseña de usuario. Puede omitir los pasos restantes.
  • Después de completar el Paso 4, QuickBooks muestra el tercer cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso. Esta es la primera de una serie de ventanas de diálogo que le guiarán a través de una entrevista y le harán preguntas detalladas sobre el tipo de acceso que cada usuario debería tener a un área en particular, por ejemplo, con respecto a la actividad de ventas, QuickBooks le preguntará sobre el acceso a las transacciones (como facturas, abonos e información de deudores). Puede indicar que el usuario no debería tener acceso seleccionando el botón de opción Sin acceso. Puede indicar que el usuario debe tener acceso total seleccionando el botón de opción Acceso total. Si el usuario debe tener acceso parcial, seleccione el botón de selección Acceso selectivo y, a continuación, uno de los botones subsidiarios de Acceso selectivo: Crear sólo transacciones, Crear e imprimir transacciones o Crear transacciones y Crear informes.
  • Después de completar el Paso 5 haciendo clic en Siguiente, QuickBooks muestra el cuarto cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, que le permite especificar qué acceso tiene este nuevo usuario en las áreas de compras y cuentas por pagar. Puede seleccionar el botón de opción Sin acceso. Puede seleccionar el botón de opción Acceso total. O puede seleccionar un punto intermedio seleccionando el botón de opción Acceso selectivo y uno de los botones subsidiarios de Acceso selectivo. Las mismas reglas para fijar los derechos y el acceso que se aplican al área de compras y cuentas por pagar se aplican al área de ventas y cuentas por cobrar.
  • Al hacer clic en el botón Siguiente que se muestra en la parte inferior de cada versión del cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, QuickBooks muestra otras versiones del cuadro de diálogo que se utiliza para consultar sobre los derechos y el acceso de los usuarios. Por ejemplo, después de describir qué derechos son apropiados para el usuario en el área de compras y cuentas por pagar, QuickBooks le pregunta sobre el área de cheques y tarjetas de crédito. Luego pregunta por el área de inventario. A continuación, pregunta por la nómina. A continuación, se pregunta sobre las actividades contables generales y sensibles. Por último, QuickBooks pregunta sobre el acceso a las capacidades de generación de informes financieros.Los derechos en cada una de estas otras áreas se limitan del mismo modo que en el caso de las ventas y los deudores, así como en el caso de las compras y las áreas de acreedores. Apenas sea pensativo como usted va a través de las pantallas y limita la capacidad del usuario. Usted quiere que los usuarios tengan los derechos necesarios para hacer su trabajo, pero no quiere darles más derechos de los que necesitan.
  • Después de haber recorrido aproximadamente media docena de versiones de los cuadros de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso que preguntan sobre áreas específicas de la contabilidad, QuickBooks muestra la página Cambiar o eliminar transacciones del cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso. La página Modificar o borrar transacciones le permite indicar que un usuario puede o no puede cambiar las transacciones registradas antes de la fecha de cierre. En general, se desea limitar las capacidades de un usuario para modificar o borrar operaciones.
  • Al hacer clic en Siguiente, QuickBooks muestra la versión final del cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, que identifica los derechos de usuario que usted asignó o permitió. Puede utilizar este cuadro de diálogo para revisar los derechos que tiene una persona. Si se da cuenta de que ha asignado incorrectamente los derechos, haga clic en el botón Atrás para retroceder a través de los cuadros de diálogo a aquel en el que cometió un error. Cambie la asignación de derechos y haga clic en el botón Siguiente para volver a la ventana final de la ventana de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso.
  • A partir de este momento, el nuevo usuario podrá utilizar QuickBooks; sin embargo, sus derechos se limitan a lo que usted ha especificado. Esto es especialmente cierto si usted es auditado por su CPA como parte de los cierres anuales. (Usted puede ser auditado si el banco quiere estados financieros auditados, por ejemplo.) QuickBooks no le proporciona una forma de imprimir la información que se muestra en el cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso. Sin embargo, Windows le permite usar la tecla Imprimir pantalla para capturar una captura de pantalla de la ventana del programa QuickBooks y el cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso. Esto copia una imagen de su pantalla al Portapapeles de Windows. A continuación, abra Paint seleccionando Start→Programs→Accessories→Paint. Pegue la imagen en Paint presionando Ctrl+V. Es posible que aparezca un mensaje de error que indique que la imagen del Portapapeles es más grande que el mapa de bits. ¿Desea ampliar el mapa de bits? Haga clic en Sí. Guarde la captura de pantalla seleccionando File→ Guardar como. Es posible que desee capturar una imagen de pantalla de esta manera para registrar el acceso de los usuarios y los derechos de los empleados.
  • Leave a Reply