Cómo agrupar elementos en Outlook 2013

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Por Wallace Wang

La clasificación y agrupación en Outlook 2013 son similares. Ambos procedimientos organizan las posiciones de la tabla según las columnas. La agrupación se diferencia de la clasificación en que crea grupos de elementos similares que se pueden abrir o cerrar. Usted puede mirar sólo los racimos que le interesan e ignorar todos los demás racimos.

Por ejemplo, cuando balancea su chequera, probablemente clasifique sus cheques por número de cheque. En el momento de la declaración de impuestos, se agrupan los cheques: Haces un montón de cheques para gastos médicos, otro montón de cheques para deducciones caritativas y otro montón de cheques para el dinero que invertiste en los libros de For Dummies.

Luego puede sumar las cantidades que gastó en cada categoría e ingresar esas cifras en su declaración de impuestos.

La forma más rápida de agrupar elementos es hacer clic con el botón secundario en el encabezado de la columna por la que desea agrupar y, a continuación, seleccionar Agrupar por este campo. Aparece automáticamente el cuadro Agrupar por, y el nombre del campo que eligió aparece automáticamente en el cuadro Agrupar por. ¿No es eso ingenioso?

Ver elementos agrupados en Outlook 2013

Una vista agrupada muestra los nombres de las columnas que utilizó para crear la vista agrupada. Si hace clic en el icono Contactos y selecciona la vista Lista (que agrupa sus contactos por empresa), verá un grupo de iconos triangulares en el lado izquierdo de la lista.

La palabra Empresa aparece junto a cada icono porque es la columna en la que se agrupa la vista. Aparece un nombre de sociedad GL junto a la palabra Sociedad GL; la vista agrupada tiene una sección separada para cada sociedad GL de la lista.

El icono del extremo izquierdo de la palabra Empresa apunta directamente a la derecha o hacia abajo y a la derecha.

  • Un icono apuntando directamente a la derecha significa que hay más para ver: Haga clic en él para mostrar los demás elementos que pertenecen al grupo.
  • Un triángulo inclinado hacia abajo y hacia la derecha significa que no hay nada más que ver; lo que ves es lo que obtienes en ese grupo.

Si hace clic en el nombre de la empresa pero no en el icono, selecciona todo el grupo. Puede eliminar el grupo si selecciona el nombre de la empresa y pulsa Eliminar. Cuando se selecciona una barra de grupo, se resalta en azul para distinguirla de las demás.

Ver los encabezados sólo en Outlook 2013

Puede hacer clic en cada triángulo de uno en uno para abrir y cerrar grupos individuales, o puede abrir o cerrar todos los grupos simultáneamente.

Para abrir o cerrar grupos, siga estos pasos:

  1. La expansión y el colapso son palabras dramáticas para lo que estás haciendo con estos grupos. No es como si Scarlett O’Hara recibiera los vapores; es sólo revelar (expandirse) u ocultar (colapsar) el contenido.
  2. Seleccione Ocultar este grupo o Desplegar este grupo.
  3. Para desglosar u ocultar todos los grupos, seleccione Desglosar todo o Comprimir todo.

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