Cómo añadir contenido a una biblioteca de Salesforce

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Por Liz Kao, Jon Paz

Si desea que Salesforce Content sea una herramienta de ventas altamente eficaz para su personal, debe organizar su contenido para que la gente pueda encontrarlo fácilmente. Mediante el uso de bibliotecas, puede ordenar los archivos en grupos lógicos. Añadir contenido a una biblioteca -también conocido como contribuir con contenido- es sencillo. Para cargar un nuevo documento, siga estos pasos:

1. Haga clic en la ficha Bibliotecas de la aplicación Contenido y, a continuación, haga clic en el botón Contribuir. Aparece la página Contenido de Contribute.
2. Haga clic en el botón Elegir archivo y busque en el disco duro el archivo que desea cargar. Salesforce Content carga automáticamente el archivo seleccionado. Puede agregar un enlace a un sitio web para remitir a las personas a un vídeo en línea o a información almacenada en su intranet haciendo clic en el enlace ¿Desea establecer un enlace a un sitio web en su lugar? Después de que Salesforce Content sube su documento, le pide que describa y publique su contenido.
3. Dé a su contenido un título descriptivo. Siga las convenciones de nomenclatura estándar dentro de su empresa.
4. Seleccione el botón de opción Publicar en una biblioteca compartida para almacenar este archivo en una biblioteca.
5. Seleccione la biblioteca apropiada del menú desplegable.
6. Si no es el autor del archivo, seleccione otro usuario en el menú desplegable Autor.
7. (Opcional) Agregue etiquetas a este documento si desea identificarlo con palabras que no se pueden utilizar en las definiciones estándar de la biblioteca. Separe las palabras clave con comas. Asegúrese de usar palabras que la gente buscaría comúnmente cuando busque este documento. Es una buena idea permitir que sólo un subconjunto de usuarios de contenido determine qué etiquetas se deben usar, si desea usar etiquetas como una forma alternativa de filtrar mejor el contenido. De lo contrario, se corre el riesgo de tener redundancia de las palabras clave (como hoja de datos y hoja de datos), lo que reduce su efectividad.
8. Haga clic en Publicar cuando haya terminado.

Si tiene algún contenido que desea compartir con dos grupos diferentes, como ventas y marketing, en lugar de crear una nueva biblioteca sólo para alojar su documentación compartida, puede asociar contenido con las dos bibliotecas siguiendo estos pasos:

1. Volver a la página principal de Bibliotecas.
2. Seleccione un documento de la sección Contenido principal.
3. En la página Detalles del contenido, haga clic en el botón Editar.
4. Seleccione la opción Acciones de biblioteca y, a continuación, haga clic en la subopción Compartir con otra biblioteca. Resalte las bibliotecas adicionales con las que desea compartir este documento y haga clic en el botón Publicar.