Cómo añadir manualmente sus propias reglas de formato de Excel

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Por Michael Alexander

No es necesario utilizar uno de los escenarios predefinidos que ofrece Excel. Excel le da la flexibilidad de crear sus propias reglas de formateo manualmente. Crear sus propias reglas de formateo le ayuda a controlar mejor cómo se formatean las celdas y le permite hacer cosas que no podría hacer con los escenarios predefinidos.

Por ejemplo, una regla de formateo condicional útil es etiquetar todos los valores por encima de la media con un icono Check y todos los valores por debajo de la media con un icono X. La figura demuestra esta regla.

Con una regla de formato personalizada, puede etiquetar los valores por encima del promedio con una marca de verificación y los valores por debajo del promedio con una X.

Aunque es cierto que los escenarios Por encima del promedio y Por Debajo del Promedio incorporados en Excel le permiten formatear atributos de celda y fuente, no permiten el uso de conjuntos de iconos. Puede imaginarse por qué los conjuntos de iconos son mejores en un tablero de instrumentos que las simples variaciones de color. Los iconos y las formas transmiten mejor su mensaje, especialmente cuando el salpicadero se imprime en blanco y negro.

Para empezar a crear su primera regla de formateo personalizada, vaya a la pestaña Crear regla a mano y siga estos pasos:

  1. Seleccione el rango de destino de las celdas a las cuales necesita aplicar el formato condicional, y seleccione Nueva Regla del menú Formato Condicional, como se muestra.Seleccione el rango de destino y luego seleccione Nueva Regla.Este paso abre el cuadro de diálogo Nueva Regla de Formato que se muestra en la siguiente figura.Seleccione la regla Formato de Todas las Celdas Basado en sus Valores y luego use el menú desplegable Estilo de Formato para cambiar a Conjuntos de Iconos.Esto es lo que hace cada tipo: Formatear Todas las Celdas Basado en sus Valores: Mide los valores en el rango seleccionado entre sí. Esta selección es útil para encontrar anomalías generales en su conjunto de datos: Aplica formato condicional a aquellas celdas que cumplen con los criterios específicos que usted defina. Esta selección es perfecta para comparar valores con un punto de referencia definido: Aplica formato condicional a aquellas celdas que están clasificadas en el enésimo número superior o inferior o en porcentaje de todos los valores en el rango: Aplica formato condicional a aquellos valores que están matemáticamente por encima o por debajo del promedio de todos los valores en el rango seleccionado: Evalúa valores basados en una fórmula que se especifica. Si un valor particular se evalúa a verdadero, el formato condicional se aplica a esa celda. Las barras de datos, las escalas de color y los conjuntos de iconos sólo se pueden utilizar con el tipo de regla Format All Cells Based on Their Values (Formatear todas las celdas según sus valores).
  2. Asegurarse de que el tipo de regla Formatear todas las celdas basadas en sus valores está seleccionado y luego usar el menú desplegable Estilo de Formato para cambiar a Juegos de Iconos.
  3. Haga clic en el menú desplegable Estilo de icono para seleccionar un conjunto de iconos.
  4. Cambie ambos menús desplegables Tipo a Fórmula.
  5. Este paso le dice a Excel que el valor en cada celda debe ser mayor que el promedio de todo el conjunto de datos para obtener el ícono de Comprobación. en este punto, la caja de diálogo se ve similar a la que se muestra aquí.
  6. Haga clic en Aceptar para aplicar el formato condicional.

Vale la pena tomarse un tiempo para entender cómo funciona esta regla de formateo condicional. Excel evalúa cada celda en el rango objetivo para ver si su contenido coincide, en orden (primero el cuadro superior), con la lógica de cada cuadro Valor. Si una celda contiene un número o texto que se evalúa como verdadero en el primer cuadro de valores, se aplica el primer icono y Excel pasa a la siguiente celda del rango.

Si no es así, Excel continúa bajando cada cuadro de valor hasta que uno de ellos se evalúe como verdadero. Si la celda que se está evaluando no encaja en ninguna de las lógicas ubicadas en los cuadros de valores, Excel automáticamente marca esa celda con el último icono.

En este ejemplo, desea que una celda obtenga un icono Verificar sólo si el valor de la celda es mayor que (o igual a) el promedio de los valores totales. De lo contrario, desea que Excel salte directamente al icono X y aplique la X.

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