Cómo arreglar sus mensajes con Lotus Notes 6

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Lotus Notes 6 para tontos

Por Stephen R. Londergan

Antes de enviar un mensaje de correo electrónico en Lotus Notes 6, puede definir Opciones de entrega, Opciones de seguridad y Sellos de estado de ánimo. Utiliza estas pistas de Notas para que tu destinatario sepa lo caliente que es tu mensaje o cuál es tu estado de ánimo; o para solicitar confirmación de entrega, establecer el plazo de entrega y mucho más.

Después de terminar de redactar el cuerpo del mensaje, haga clic en el botón Opciones de entrega en la barra de acciones, lo que inevitablemente lleva al cuadro de diálogo Opciones de entrega, como se muestra en la Figura 1. En esta ventana de diálogo, tiene varias opciones de entrega, seguridad y diversión.

(Usted puede notar en sus viajes y en el cuadro de diálogo que hay una pestaña de Avanzado – la buena noticia es que probablemente no tendrá que meterse con él.)

Figura 1: Configure aquí las opciones de entrega.

Establecimiento de un mensaje Nivel de importancia

En la sección Opciones de entrega, puede marcar el nivel de importancia de su mensaje: Bajo, Normal o Alto. Puede configurar Notas para que marque los mensajes que marque como de alta importancia; estos mensajes se muestran con un icono de sobre rojo en la Bandeja de entrada del destinatario. Utilice esta función para alertar a su destinatario de un mensaje especialmente importante, urgente o de otro modo crítico en cuanto al tiempo.

Adición de un sello de estado de ánimo a un mensaje

Usar la lista de Mood Stamp es una manera de ponerse en contacto con tu niño interior (electrónico). Un Mood Stamp es sólo una imagen que aparece en la parte superior del cuerpo de tu mensaje para que tu lector sepa cómo te sentías cuando enviaste el mensaje. Los mensajes con sello de estado de ánimo también se marcan como tales en la bandeja de entrada del destinatario.

Tienes varios sellos de humor para elegir, incluyendo Private, Flame, y Joke. Para divertirse, pruebe cada uno de ellos para ver cómo son. La selección de chistes es útil si quieres enviar un mensaje que sea un poco sarcástico, y necesitas asegurarte de que tu lector se dé cuenta de que sí, ¡estabas bromeando!

Para elegir un sello, haz clic en la flecha hacia abajo junto a la lista desplegable Sello de estado de ánimo. Desplácese por la lista para hacer su elección. Para obtener una vista previa de una Estampilla de estado de ánimo, haga clic en su nombre en la lista desplegable y su icono aparecerá debajo de esa lista. Haz clic en el botón Aceptar y aparecerá el sello de estado de ánimo en tu nuevo mensaje. Si no quieres ningún sello de estado de ánimo en tu mensaje saliente, sólo tienes que dejar la configuración predeterminada Normal.

Solicitud de un mensaje Informe de entrega

Seleccione en la lista de opciones Informe de entrega para especificar cuándo y si se le notificará el estado de entrega de sus mensajes. Sus cuatro opciones con respecto a un Informe de entrega son Sólo en caso de fallo, Confirmar entrega, Trazar toda la ruta y Ninguna.

  • Sólo en el Fracaso: Sin noticias es una buena noticia. En otras palabras, Notes le informa sólo en el caso de que su mensaje no pueda ser entregado por alguna razón.
  • Confirme la entrega: Esta es la elección para ti si eres un poco menos optimista. En este caso, Notas le indica exactamente cuándo y dónde se entregó su mensaje.
  • Rastree todo el camino: Esta opción le indica dónde (y a qué hora) se detuvo su mensaje de camino a su destinatario. (Puede sonar interesante, pero probablemente no te importe.)
  • Ninguno: Elige esto y lanzarás la precaución al viento, sin preocuparte por saber si tu mensaje es entregado o no. (Este es el valor por defecto, por cierto.)

Si elige una opción de Informe de entrega distinta de Ninguno, recibirá un Informe de confirmación de entrega (sólo un mensaje de correo electrónico de su red) tan pronto como llegue el mensaje que envió. El momento en que esto ocurra dependerá enteramente de la red. Si el destinatario está lejos, por ejemplo, en otra empresa, puede tardar unas horas o incluso un día entero en recibir el mensaje.

Configuración de la prioridad de entrega para un mensaje

Otra opción del cuadro de diálogo Opciones de entrega (Prioridad de entrega) se refiere a la rapidez con la que desea que las Notas entreguen su mensaje:

  • Bajo: Seleccione esta opción para enviar el mensaje a altas horas de la noche cuando la red no esté tan ocupada.
  • Normal: Elija esta opción para enviar el mensaje lo antes posible en función de los planes de entrega de correo que su administrador haya creado. (Este es el valor por defecto.)
  • Alto: Escoger esto envía su mensaje ahora mismo – ¡apártese y pase!

Si está incluyendo un archivo adjunto enorme en un mensaje, considere marcarlo como Baja prioridad. El mensaje no será entregado hasta que usted esté en casa durmiendo profundamente, pero puede costarle a su compañía menos dinero enviarlo tarde en la noche. Tal vez esta sea una forma de ganar el premio al Empleado del Mes!

Firmar un mensaje

Firmas mensajes por la misma razón que firmas cheques o documentos oficiales: para demostrar que realmente son tuyos. No es necesario que firme un memorándum de”reúnase conmigo para tomar café”, pero cuando envíe un mensaje con información crucial o delicada, es posible que desee que las Notas 6 prueben que el mensaje realmente proviene de usted.

Ahora, obviamente no puedes rascar tu firma en la pantalla en la parte inferior de un memo. Firma un mensaje seleccionando la casilla de verificación Firmar en la sección Opciones de seguridad del cuadro de diálogo Opciones de entrega.

La firma que utiliza en las Notas 6 es aún más difícil de falsificar que la de su propio John Hancock, ya que se trata de un código numérico especial que se añade al mensaje al enviarlo y que el ordenador del destinatario comprueba cuando se abre el mensaje. El memo no tiene una firma real, pero este tipo de mensaje aparece en la parte inferior de la pantalla:

Firmado por Alan Dunkel/Primus el 07-1-02 8:30:46 AM, según Primus.

Encriptación de un mensaje

El mundo está lleno de gente metida, malos y espías. Si usas un módem, estás enviando tus mensajes a través de líneas telefónicas donde una persona que no es buena puede ser capaz de interceptarlos y leerlos de alguna manera. (Es muy, muy poco probable que esto suceda, pero oye, nunca se sabe.) Esto no es un gran problema para sus mensajes casuales, pero si envía un mensaje que incluye información como información corporativa confidencial, evaluaciones del desempeño de los empleados, o simplemente chismes realmente buenos que no quiere que nadie más lea, puede encriptarlos.

Cuando utiliza la opción de seguridad de cifrado de Notes, está 100% seguro de que sólo el destinatario previsto podrá leerlo.

Para cifrar un mensaje, active la casilla Cifrar en la sección Opciones de seguridad del cuadro de diálogo Opciones de entrega. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo cuando haya terminado.

Cuando usted envía un mensaje cifrado, Notes se encarga de la codificación por usted, entre bastidores. Cuando los destinatarios abren el mensaje, ven el contenido tal como usted lo escribió. En otras palabras, el lector de un mensaje cifrado no tiene que hacer nada especial para descifrar un mensaje cifrado. Sólo los destinatarios previstos con los ID de usuario adecuados pueden leer la parte cifrada del mensaje. El único que verá la versión confusa es el pobre espía que intercepta el mensaje en tránsito.

Si está enviando correo electrónico a una persona que utiliza un programa de correo electrónico diferente, o si está enviando su mensaje a través de Internet, compruebe primero con el administrador de Notes de su empresa para ver si puede cifrarlo.

Solicitud de un acuse de recibo para un mensaje

Si utiliza la ventana de diálogo Opciones de entrega para solicitar un acuse de recibo para un mensaje, el grafo le notifica automáticamente cuando el destinatario lee el mensaje. Esto es diferente de solicitar un Informe de confirmación de entrega, que sólo le indica cuándo llegó el mensaje a la base de datos de correo del destinatario. Normalmente se solicita un informe de recepción (sólo hay que activar la casilla de verificación Recibo de Devolución) para evitar la excusa de “Nunca vi tu mensaje” y solicitar un Informe de Confirmación de Entrega para eliminar la excusa de “Nunca recibí tu mensaje; la red debe haberlo perdido”.

Si envía un mensaje a alguien que no utiliza Notas o si su mensaje se envía a través de Internet, es posible que no pueda obtener informes de recepción de su parte.

Prevención de la copia de un mensaje

Otra opción de seguridad de Notes a su disposición es evitar la copia. Al seleccionar la casilla de verificación Impedir copia, puede estar seguro de que la persona que recibe su mensaje no podrá reenviarlo a otra persona. De hecho, ni siquiera podrán copiar (Editar -> Copiar) tu memo en el Portapapeles, en caso de que tengan la intención de pegarlo de forma ilícita (Editar -> Pegar). Al elegir la opción Prevenir copia, se asegura de que lo que envíe a una persona no reciba spam en toda su empresa.

Cuando haya terminado de seleccionar las opciones de entrega, haga clic en Aceptar para volver al documento. En la mayoría de los casos, después de decidirse por estas opciones, haga clic en el botón Enviar y Archivar.

Si tu cabeza está girando por todas estas opciones de entrega, no dejes que te deprima. Usted necesita usarlos sólo bajo circunstancias especiales. De hecho, para la mayoría de los mensajes, no tendrá que abrir el cuadro de diálogo Opciones de entrega y no tendrá que pensarlo dos veces. Qué alivio!

Si encuentra que siempre está visitando el cuadro de diálogo Opciones de entrega para firmar y cifrar sus mensajes, puede seleccionar la casilla Guardar estas opciones de seguridad como predeterminadas. De esta forma, cualquier mensaje nuevo que cree tendrá la misma configuración de seguridad. Por supuesto, siempre puede cambiar de opinión volviendo al cuadro de diálogo Opciones de entrega para cambiar una configuración predeterminada o para cambiar la configuración de seguridad predeterminada.

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