Cómo autoarchivar su correo electrónico en Outlook 2016

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Por Bill Dyszel

A menos que cambie la configuración del archivo automático de Outlook, Outlook no archiva los elementos automáticamente. Algunas empresas, sin embargo, pueden tenerlo habilitado para sus usuarios. En cambio, otras empresas podrían utilizar un servicio de eliminación automática para purgar los mensajes antiguos, pero compruebe la política de retención de correo electrónico de su empresa antes de realizar cualquier cambio en la configuración del Archivo automático.

Si desea activar Autoarchivo, ver cómo está configurado Outlook para archivar sus elementos antiguos, o cambiar la forma en que Outlook realiza el trabajo, siga estos pasos:

  1. Seleccione la ficha Archivo y haga clic en el botón Opciones.
  2. Haga clic en el botón Avanzado en el panel de navegación de la izquierda y aparecerán las opciones para trabajar con las páginas de Outlook.
  3. En la sección Archivo automático, haga clic en el botón Configuración de archivo automático.

No irrumpas en el cuadro de diálogo de AutoArchivo cambiando las cosas a discreción, al menos no hasta que veas lo que ya está configurado. Cuatro cosas importantes que el cuadro de diálogo Archivo automático normalmente le dice que son:

  • Si la función de Archivo automático está activada
  • La frecuencia con la que Outlook archiva los elementos
  • La antigüedad de los elementos para que Outlook los envíe al archivo
  • El nombre y la ubicación del fichero de archivo

Si activa Autoarchivo sin cambiar ninguna de las otras opciones de configuración de Autoarchivo, Outlook archiva automáticamente los elementos cada 14 días, enviando los elementos que tienen más de seis meses de antigüedad al archivo de archivo que aparece en el cuadro de diálogo Archivo automático. Para la mayoría de las personas, estos ajustes están bien.

Algunas personas prefieren desactivar la función de archivo automático y ejecutar el proceso de archivo manualmente. Puede activar o desactivar el proceso de Archivo automático seleccionando o desactivando la casilla de verificación Ejecutar archivo automático cada vez en la parte superior del cuadro de diálogo Archivo automático. También puede cambiar la frecuencia con la que se ejecuta el Archivo automático sustituyendo los 14 del cuadro de texto por cualquier número entre 1 y 60.

Si todo lo que hace es activar Autoarchivo y no hacer otros cambios aquí, puede sorprenderse al descubrir que su bandeja de entrada, así como algunas otras carpetas, no serán autoarchivadas. Cada carpeta tiene su propia configuración de Archivo automático, que puede ser diferente de la configuración de Archivo automático de otras carpetas.

Si desea autoarchivar todas las carpetas con la misma configuración, asegúrese de hacer clic en el botón Aplicar esta configuración a todas las carpetas ahora del cuadro de diálogo Archivo automático, es decir, a todas las carpetas excepto a la carpeta Contactos, que no se puede archivar. El autoarchivo de todas sus carpetas puede no ser una buena idea si nunca limpia sus carpetas de Elementos eliminados o de Correo no deseado: terminará archivando mucho spam y mensajes eliminados.

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